E-Rechnungspflicht: Was Versicherungen 2025 beachten müssen

Die digitale Transformation wirkt sich mittlerweile auf alle Bereiche der Wirtschaft aus, die Versicherungsbranche bildet dabei keine Ausnahme. Neben langfristigen Veränderungen ist die bevorstehende Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, kurz E-Rechnung, die ab Januar 2025 in Kraft tritt, eine wesentliche Herausforderung. Sie hat weitreichende Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse von Versicherungsunternehmen, bietet gleichzeitig jedoch vielfältige Chancen für überfällige Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen.

Der Wandel der Versicherungsbranche durch die Digitalisierung

Die Versicherungsbranche befindet sich mitten in einem tiefgreifenden Wandel. Digitale Technologien und digitales Denken verändern nicht nur die Art und Weise, wie Versicherungsprodukte entwickelt und vertrieben werden, sondern vielmehr auch interne Prozesse und Abläufe. Die E-Rechnung als Teil des Wachstumschancengesetzes ist ein Schlüsselelement dieser Transformation und verspricht, die Rechnungsstellung und -verarbeitung grundlegend zu modernisieren und zukunftsfähig aufzustellen.

Herausforderungen der Rechnungsverarbeitung in der Versicherungsbranche

Allem Wandel zum Trotz, sind traditionelle, papierbasierte Rechnungsprozesse in der Versicherungsbranche noch immer weitverbreitet und bringen damit auch erhebliche Nachteile mit sich:

• Hohe Kosten: Druck, Versand und manuelle Bearbeitung von Papierrechnungen verursachen beträchtliche Ausgaben.

Die Kosten für Papier, Druckertinte oder -toner sowie Porto summieren sich schnell, insbesondere bei großen Versicherungsunternehmen mit einem hohen Rechnungsvolumen. Hinzu kommen weiterhin Personalkosten für die manuelle Bearbeitung, wie das Sortieren, Erfassen und Ablegen der Rechnungen. Diese Ressourcen könnten in einem digitalisierten System wesentlich effizienter eingesetzt werden.

• Zeitaufwand: Die manuelle Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen binden wertvolle personelle Ressourcen.

Mitarbeiter verbringen oft Stunden damit, Rechnungen zu sortieren, Daten in Systeme einzugeben und Dokumente abzulegen. Dieser unnötige Zeitaufwand verzögert nicht nur den gesamten Rechnungsprozess, sondern verhindert auch, dass sich die Mitarbeiter auf strategische und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

• Fehleranfälligkeit: Menschliche Fehler bei der Dateneingabe können zu Verzögerungen und Unstimmigkeiten führen.

Bei der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten entstehen leicht Tippfehler oder Zahlendreher. Solche Fehler sind menschlich, haben aber oft weitreichende Folgen: von falschen Buchungen bis zu fehlerhaften Finanzberichten. Die Korrektur dieser Fehler ist zeitaufwendig und führt zu Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung und Bezahlung.

• Datenschutzrisiken: Der Umgang mit sensiblen Kundendaten auf Papier erhöht das Risiko von Datenschutzverletzungen.

Papierrechnungen enthalten zudem oft sensible Informationen wie Kundendaten, Versicherungsnummern oder Bankverbindungen. Diese Dokumente können verloren gehen, gestohlen oder von Unbefugten eingesehen werden. Im Zeitalter strenger Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO stellt dies damit ein erhebliches Risiko für Versicherungsunternehmen dar.

Zusätzlich stehen Versicherungsunternehmen vor branchenspezifischen Herausforderungen:

• Bewältigung großer Datenmengen: Versicherungen verarbeiten täglich eine Vielzahl von Rechnungen, was die Notwendigkeit effizienter digitaler Systeme unterstreicht.

Versicherungsunternehmen haben es oft mit einer enormen Anzahl von Rechnungen zu tun, sei es für Schadensregulierungen, Courtagen oder interne Dienstleistungen.

Die Verwaltung und Verarbeitung dieser immensen Datenmenge erfordert robuste Systeme und Prozesse, die in der Lage sind, große Volumina effizient zu verarbeiten, zu kategorisieren und zu archivieren.

• Komplexe Verrechnungsstrukturen: Verschiedene Versicherungsprodukte und -leistungen erfordern differenzierte Abrechnungsprozesse.

Die Vielfalt der Versicherungsprodukte – von Lebensversicherungen über Sachversicherungen bis zu komplexen Unternehmensversicherungen – erfordert jedoch unterschiedliche Abrechnungsmodalitäten. Jedes Produkt kann zudem spezifische Tarife, Provisionsstrukturen oder Schadensregulierungsverfahren haben, die in der Rechnungsstellung berücksichtigt werden müssen. Diese Komplexität stellt daher hohe Anforderungen an die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Rechnungssysteme.

• Strikte regulatorische Anforderungen: Die Branche unterliegt strengen Vorschriften bezüglich Datenschutzes und Aufbewahrungspflichten.

Versicherungsunternehmen müssen eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften einhalten, darunter spezifische Aufbewahrungsfristen für Dokumente, Datenschutzbestimmungen und Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen. Die gleichzeitige Einhaltung dieser Vorschriften und die Gewährleistung effizienter Prozesse stellt somit eine besondere Herausforderung der Digitalisierung von Prozessen dar.

Die Vorteile der E-Rechnung für Versicherungen

Die Einführung der E-Rechnung bietet Versicherungsunternehmen zahlreiche Vorteile:

Effizienzsteigerung

• Automatisierte Verarbeitung: E-Rechnungen können direkt in die Buchhaltungssysteme eingespeist und automatisch verarbeitet werden.

Mit der Einführung von E-Rechnungen entfällt die manuelle Dateneingabe vollständig. Stattdessen werden die Rechnungsdaten automatisch aus der elektronischen Rechnung extrahiert und in das Buchhaltungssystem übertragen. Damit ist eine nahezu sofortige Verarbeitung und Verbuchung möglich und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess damit erheblich. Regeln für die automatische Zuordnung zu Kostenstellen oder Projekten können implementiert werden und verbessern die Genauigkeit der Buchführung.

• Schnellere Durchlaufzeiten: Die Bearbeitungszeit von Rechnungen wird drastisch reduziert, was zu einer verbesserten Liquiditätssteuerung führt.

Die Automatisierung verkürzt die Zeit zwischen Rechnungseingang und -bezahlung erheblich. Dies hat mehrere positive Effekte: Zum einen können Versicherungsunternehmen von Skonti und anderen Zahlungsvorteilen profitieren. Zum anderen verbessert sich die Planbarkeit des Cashflows, da Zahlungsströme genauer vorhergesagt werden können. Dadurch wird ein effektiveres Liquiditätsmanagement ermöglicht und trägt sogar zur Optimierung von Anlagestrategien bei.

• Vereinfachte Archivierung: Elektronische Rechnungen können einfach und platzsparend archiviert werden, was den Zugriff auf historische Daten erleichtert.

Die digitale Archivierung von E-Rechnungen bietet mehrere Vorteile gegenüber der physischen Aufbewahrung. Sie benötigt zum einen keinen physischen Lagerraum, was Kosten für Archivflächen einspart. Zudem ermöglicht sie eine schnelle und einfache Suche nach spezifischen Rechnungen oder Informationen. Besonders wertvoll ist dies bei Audits, Streitfällen oder für Analysezwecke. Moderne E-Archivierungssysteme bieten zudem fortschrittliche Suchfunktionen und können die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen automatisch überwachen.

Kostensenkung

• Reduzierung von Materialkosten: Papier, Druck und Versandkosten entfallen vollständig.

Die Umstellung auf E-Rechnungen eliminiert die Notwendigkeit für Papier, Druckerpatronen und Porto. Für große Versicherungsunternehmen, die jährlich Tausende oder sogar Millionen von Rechnungen verarbeiten, führt dies zu erheblichen Einsparungen. Es reduziert dabei auch den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens, – sehr vorteilhaft sowohl aus Umweltschutzgründen als auch aus Sicht des Unternehmensimages.

• Personaleinsparungen: Durch die Automatisierung können Mitarbeiter für wertschöpfende Aufgaben eingesetzt werden.

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung befreit die Mitarbeiter von zeitraubenden, repetitiven Aufgaben. Sie können sich stattdessen auf komplexere, strategische Aufgaben konzentrieren, die einen höheren Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Das kann etwa die Analyse von Rechnungsdaten zur Identifizierung von Kosteneinsparpotenzialen, die Verbesserung von Kundenbeziehungen oder die Entwicklung innovativer Versicherungsprodukte umfassen. Langfristig führt dies zu einer Steigerung der Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.

• Vermeidung von Fehlerkosten: Die Reduzierung manueller Eingaben minimiert kostspielige Fehler und Nachbearbeitungen.

Menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe führen zu erheblichen Folgekosten. Falsch erfasste Beträge, Zahlungsverzögerungen oder falsche Zuordnungen erfordern oft zeitaufwendige Korrekturen und können sogar zu finanziellen Verlusten führen. Die Automatisierung durch E-Rechnungen reduziert diese Fehlerquote drastisch. Zudem lassen  sich Plausibilitätsprüfungen in E-Rechnungssysteme integrieren um potenzielle Fehler frühzeitig zu erkennen und zu melden, – noch bevor sie sich auswirken können.

Compliance und Sicherheit

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die E-Rechnung erfüllt die ab 2025 geltenden gesetzlichen Anforderungen.

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 stellen Versicherungsunternehmen sicher, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. So vermeiden sie potenzielle rechtliche Risiken und Strafen. Überdies sind moderne E-Rechnungssysteme oft so konzipiert, dass sie flexibel an sich ändernde gesetzliche Vorgaben angepasst werden können und gewährleisten damit langfristige Compliance.

• Verbesserte Datensicherheit: Elektronische Systeme bieten fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Kundendaten.

E-Rechnungssysteme verfügen über mehrschichtige Sicherheitsarchitekturen, um die sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Verschlüsselungstechnologien, sichere Authentifizierungsmethoden und regelmäßige Sicherheitsupdates kommen dabei zum Einsatz. Im Vergleich zu physischen Dokumenten, die verloren gehen oder gestohlen werden können, bieten digitale Systeme eine bessere Kontrolle über den Zugang zu sensiblen Informationen. Zugriffsrechte werden granular verwaltet und nur autorisierte Personen können damit auf bestimmte Daten zugreifen.

• Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt im Rechnungsprozess wird digital dokumentiert, was Prüfungen und Audits erleichtert.

E-Rechnungssysteme erzeugen automatisch detaillierte Audit-Trails, die jeden Schritt des Rechnungsprozesses dokumentieren. Hierzu zählen der Zeitpunkt des Rechnungseingangs, jede Bearbeitung oder Änderung sowie der Zeitpunkt der Bezahlung. Eine lückenlose Dokumentation ist besonders wertvoll bei internen Kontrollen, externen Audits oder im Falle von Streitigkeiten. Sie ermöglicht es, schnell und präzise Informationen zu spezifischen Transaktionen zu finden und nachzuweisen, dass alle Prozesse ordnungsgemäß durchgeführt wurden.

Wie Versicherungen die Umstellung erfolgreich meistern

Um die E-Rechnung erfolgreich zu implementieren, sollten Versicherungsunternehmen folgende Schritte beachten:

Bestandsaufnahme und Analyse

• Erfassen Sie alle bestehenden Rechnungsprozesse und identifizieren Sie Optimierungspotenziale.
• Analysieren Sie die aktuellen IT-Systeme hinsichtlich ihrer Kompatibilität mit E-Rechnungen.

Diese erste Phase ist wesentlich für den Erfolg der Umstellung. Es geht darum, ein umfassendes Verständnis der aktuellen Prozesse zu gewinnen wie der Dokumentation des Rechnungseingangs, der Verarbeitungsschritte, der Freigabeprozesse und der Archivierung. Besonderes Augenmerk sollte auf Engpässe und ineffiziente Abläufe gelegt werden. Die bestehende IT-Infrastruktur muss gleichzeitig evaluiert werden, um festzustellen, welche Systeme möglicherweise angepasst oder ersetzt werden müssen, um E-Rechnungen zu verarbeiten. Diese gründliche Analyse bildet die Basis für alle weiteren Schritte und hilft, potenzielle Hindernisse frühzeitig zu erkennen.

Strategieentwicklung

• Definieren Sie klare Ziele für die Einführung der E-Rechnung.
• Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan für die Umstellung.

Die Strategieentwicklung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung. Hier geht es darum, konkrete, messbare Ziele zu definieren, wie die Reduzierung der Bearbeitungszeit um einen bestimmten Prozentsatz oder die Senkung der Fehlerquote. Alle Ziele sollten mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang stehen. Ein realistischer Zeitplan muss genügend Puffer für unvorhergesehene Herausforderungen enthalten und auch wichtige Meilensteine wie Pilotphasen, Schulungen und die schrittweise Einführung in verschiedenen Abteilungen berücksichtigen.

Technische Implementierung

• Wählen Sie eine geeignete E-Rechnungssoftware, die sich in Ihre bestehenden ERP-Systeme integrieren lässt.
• Stellen Sie sicher, dass die gewählte Lösung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Die Auswahl der richtigen Software ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Die Lösung muss die aktuellen Anforderungen erfüllen und auch flexibel genug sein, um zukünftige Entwicklungen zu berücksichtigen. Wichtige Kriterien sind dabei die Kompatibilität mit bestehenden Systemen, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und natürlich die Einhaltung aller relevanten rechtlichen Vorschriften. Es empfiehlt sich, mehrere Anbieter zu evaluieren und gegebenenfalls Testinstallationen durchzuführen. Die Integration in bestehende ERP-Systeme sollte möglichst nahtlos erfolgen, um Prozessbrüche zu vermeiden.

Prozessanpassung

• Überarbeiten Sie Ihre internen Abläufe, um sie an die neuen digitalen Prozesse anzupassen.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System.

Die Einführung der E-Rechnung erfordert oft eine grundlegende Neugestaltung der Geschäftsprozesse. Dies stellt eine Gelegenheit dar, ineffiziente Abläufe zu optimieren und neue, digitalisierte Arbeitsabläufe zu etablieren. Die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter in diesen Prozess ist besonders wichtig. Umfassende Schulungen helfen dabei, Widerstände abzubauen und die Akzeptanz zu erhöhen. Neben der technischen Bedienung des neuen Systems werden dabei die Vorteile und die Notwendigkeit der Umstellung verdeutlicht.

Kundenkommunikation

• Informieren Sie Ihre Kunden frühzeitig über die Umstellung auf E-Rechnungen. Es hier zwei verschiedene Standards, XRechnung und ZUGFeRD und diese müssen vor dem Austausch von PDF-Rechnungen abgestimmt werden.
• Arbeiten Sie hier mit Ihren Partner bei der Implementierung zusammen.

Eine proaktive Kommunikation mit den Kunden ist entscheidend für eine reibungslose Umstellung. Informieren Sie daher Ihre Kunden rechtzeitig über die bevorstehenden Änderungen und erklären Sie die Vorteile, die sich daraus auch für sie ergeben, etwa schnellere Bearbeitung oder die verbesserte Datensicherheit. Stellen Sie klar, welche Schritte die B2B-Kunden unternehmen müssen, um E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Bieten Sie ergänzend  Unterstützung in Form von Schulungen, FAQs oder einer speziellen Hotline an. Nicht nur Ihre Kundenorientierung wird dadurch verbessert, es trägt auch dazu bei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

Testphase und Feinabstimmung

• Führen Sie umfangreiche Tests durch, bevor Sie das System vollständig implementieren.
• Sie Feedback von Mitarbeitern und Kunden, um kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Eine gründliche Testphase ist somit unerlässlich, die Probleme zu identifizieren und zu beheben, bevor das System in den Vollbetrieb geht. Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt in einer ausgewählten Abteilung oder mit einer begrenzten Anzahl von Kunden. Dies ermöglicht es, das System unter realen Bedingungen zu testen, ohne das gesamte Unternehmen zu beeinträchtigen. Sammeln Sie aktiv Feedback von allen Beteiligten – sowohl intern als auch extern. Feedback ist wertvoll für die Feinabstimmung des Systems und kann auch Verbesserungspotenziale aufzeigen, die in der Planungsphase nicht berücksichtigt wurden.

Vollständige Integration

• Stellen Sie sicher, dass die E-Rechnung nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse integriert ist.
• Implementieren Sie Monitoring-Tools, um die Effizienz und Effektivität des neuen Systems zu überwachen.

Nach erfolgreicher Testphase und Anpassungen kann das System unternehmensweit ausgerollt werden. Achten Sie darauf, dass die E-Rechnung nicht als isolierte Lösung, sondern als integraler Bestandteil Ihrer gesamten Geschäftsprozesse funktioniert. Das bedeutet, dass auch angrenzende Prozesse wie das Vertragsmanagement oder die Schadensregulierung angepasst werden müssen. Implementieren Sie Kennzahlen und Monitoring-Tools, um die Leistung des Systems kontinuierlich zu überwachen. Damit können Sie den Erfolg der Umstellung messen und weitere Optimierungspotenziale identifizieren.

Zukunftsperspektive: Die Rolle der E-Rechnung bei der Digitalisierung der Versicherungsbranche

Die E-Rechnung ist nur der Anfang einer umfassenden digitalen Transformation in der Versicherungsbranche. In den kommenden Jahren wird sie sich als Standardprozess etablieren und den Weg für weitere Innovationen ebnen:

• Automatisierung: Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden die Rechnungsverarbeitung weiter optimieren und menschliche Eingriffe auf ein Minimum reduzieren.

Die Zukunft der E-Rechnung liegt in der vollständigen Automatisierung durch KI und Machine Learning. Diese Technologien können Muster in Rechnungsdaten erkennen, Anomalien identifizieren und sogar Vorhersagen über zukünftige Rechnungsströme treffen. KI-gestützte Systeme könnten etwa automatisch Rechnungen kategorisieren, Budgetüberschreitungen erkennen oder Empfehlungen für Kosteneinsparungen geben. In Zukunft könnten solche Systeme auch komplexe Entscheidungen treffen, wie die automatische Freigabe von Rechnungen basierend auf historischen Daten und definierten Regeln.

• Datenanalyse: Die durch E-Rechnungen generierten Daten werden für tiefgreifende Analysen genutzt, um Geschäftsprozesse zu optimieren und neue Produkte zu entwickeln.

E-Rechnungen generieren eine Fülle von strukturierten Daten, die wertvolle Einblicke in Geschäftsprozesse, Kundenverhalten und Markttrends liefern können. Fortschrittliche Analysemethoden ermöglichen es den Versicherungsunternehmen, diese Daten zu nutzen, um Ineffizienzen in ihren Prozessen aufzudecken, Kostentreiber zu identifizieren und Prognosen für zukünftige Entwicklungen zu erstellen. Daraus gewonnene Erkenntnisse können zur Optimierung von Geschäftsprozessen, zur Entwicklung maßgeschneiderter Versicherungsprodukte und zur Verbesserung des Risikomanagements genutzt werden.

• Blockchain-Technologie: In Zukunft könnten E-Rechnungen durch Blockchain-basierte Systeme noch sicherer und transparenter werden.

Die Integration von Blockchain-Technologie in E-Rechnungssysteme verspricht eine neue Ebene der Sicherheit und Transparenz. Durch die dezentrale und unveränderbare Natur der Blockchain könnten Rechnungen fälschungssicher gespeichert und der gesamte Rechnungsprozess lückenlos nachverfolgbar gemacht werden. Bei besonders komplexen Versicherungsfällen mit mehreren Beteiligten ist das von Vorteil, da alle Parteien Zugang zu denselben, vertrauenswürdigen Informationen hätten. Zudem könnten Smart Contracts auf Basis von Blockchain-Technologie die automatische Ausführung von Zahlungen bei Erfüllung bestimmter Bedingungen ermöglichen. Dadurch wird der gesamte Prozess weiter beschleunigt und vereinfacht.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt Versicherungsunternehmen zum einen vor Herausforderungen, bietet aber auch enorme Chancen. Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse können Effizienz gesteigert, Kosten gesenkt und die Compliance verbessert werden. Entscheidend ist dabei, dass Unternehmen jetzt handeln, um von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren und für die digitale Zukunft gerüstet zu sein.

Eine erfolgreiche Implementierung der E-Rechnung erfordert eine sorgfältige Planung, die Einbindung aller Stakeholder und eine schrittweise Umsetzung. Unternehmen, die diesen Prozess proaktiv angehen, können nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil in einer zunehmend digitalisierten Versicherungsbranche erlangen.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Implementierung von E-Rechnungslösungen oder haben Sie Fragen zur bevorstehenden Pflicht? Kontaktieren Sie uns noch heute für eine maßgeschneiderte Beratung und lassen Sie uns gemeinsam Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft machen. Unsere Experten stehen bereit, um Sie bei jedem Schritt des Umstellungsprozesses zu unterstützen – von der initialen Analyse über die Auswahl der richtigen Software bis hin zur vollständigen Integration in Ihre bestehenden Systeme. Gemeinsam können wir die Herausforderungen meistern und die Chancen der digitalen Transformation voll ausschöpfen.

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